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我们是带着使命感来服务的——外语学院教师服务上合组织青岛峰会侧记

作者:校报  来源:校报  编辑:臧传永   点击:[] 日期:2018年09月07日

记 者 李 粟 韩玉花

习近平总书记日前对上合组织青岛峰会成功举办作出重要指示指出,上合组织青岛峰会办得很成功,服务保障工作有力有序、精心细致,体现了世界水准,展示了中国气派、山东风格、青岛特色。峰会的成功举办,离不开广大一线服务人员的鼎力支持与无私奉献。

其中,外语学院共派出赵洪娟、杨慧、曹静娴、丁超、杜璇、段晓茜、蒋春丽、张帘秀、赵凤彩等9位老师,从3月26日至6月26日,参与了长达三个月的会务保障、翻译服务、后勤保障等工作。他们吃苦耐劳,甘于奉献,勇承重载,充分展示了“科大精神”与“橡胶品格”。

峰会结束后,外语学院收到了来自青岛市人民政府外事办公室的两封感谢信。信中写道:他们均奋战在服务保障峰会的第一线,在各自岗位上承担重要职责,以较高的政治站位,一流的综合素质和团结协作的奉献精神赢得参会代表和各级部门的一致好评,为峰会的成功举办做出了积极贡献。

翻译服务:以心相交,方成其久远

由于上合组织的成员国和观察员国中有大量俄语国家,俄语系共有4名老师参与长期服务。其中曹静娴老师由山东省人民政府外事办公室借调,蒋春丽、张帘秀、赵凤彩3位老师由青岛市人民政府外事办公室借调,共同为会议提供翻译服务。

“我们与俄语国家在高层领导间、机构之间的交往很频繁,现在我们和外方代表作为民与民之间的交往,也要秉持着以心相交,真诚服务,才能真正获得对方的好评。我们每个人都代表着中国人,代表着中国文化,个人形象必须充满正能量,展示出中国最好的一面,热情欢迎四方宾朋。”曹静娴老师说道。

老师们在服务期间的工作状态是“白+黑,5+2”,加班是经常性的,手机要求24小时开机,只要接到通知必须立即到岗。曹老师前期承担大量与外方先遣团的沟通工作,会议期间主要负责帮助外方协调应急情况。“我在休息区待不了五分钟,就肯定会有人给我打电话。”曹老师笑着描述自己的工作状态。

5月中旬接待俄罗斯主流媒体记者团的前一天晚上,突然通知要翻译长达28页的文稿,里面有大量专业词汇,第二天早上9点之前必须完成。记者团到达后,她又马不停蹄地陪同他们去中车、青啤、海尔等企业参观。紧张的工作节奏,是这三个月服务期间的常态。

在与外宾的交流中,表达方式非常关键,曹老师这样说。会议期间,俄罗斯的近随人员因为证件问题紧急联系曹老师,一看他们表情非常着急,她首先想到必须要心平气和地帮助他们解决问题。板起脸来公对公地按规则解释也是可以的,但只有用富有人情味的方式来用心解释,才能赢得对方真心的赞赏。

本次峰会至今没有接到来自参会外宾的任何投诉,作为重大的国际活动非常罕见。“零投诉”的成绩离不开每个人对每一件小事的尽心尽力。会议结束后,外方代表特意打电话感谢老师们的服务与帮助,并赠送了礼物,还把给总统准备的咖啡、蜂蜜、巧克力等物资也都留给了他们。“虽然相处时间不长,但始终像朋友一样很愉快。”老师们笑着说。

在口译工作之外,俄语系的老师们还承担着笔译的重任。从寒假起,张帘秀老师已经着手前期标语和工作证等简短内容的翻译工作。会前一个月,开始进行上万字的长篇翻译稿的校审。

本次峰会俄语的文字材料总计30万字,张老师独立负责其中3万字的校审工作。除此之外,还要将长达一万多字的山东省社会经济情况介绍翻译成俄语。其中包括青岛啤酒博物馆、青岛市的窗口示范小学、购物中心等的介绍,直到会议前一天还在紧张地进行校稿工作。

蒋春丽老师的主要任务是6月9日在流亭机场陪同省市领导接机,作为储备议员迎接乌兹别克斯坦总统与吉尔吉斯斯坦总统,以及国际组织负责人。在机场随时待命,辅助外国官员与市领导沟通,解决突发问题。

谈到峰会服务的体会,她经常跟学生这样讲:“我们不能只满足于学好语言,还要在为人处世方面有一技之长。与外国友人的沟通方式很重要,谈及国家时要谨慎考虑用词,随机应变去回答,因为我们代表的不仅是中国人,还代表着中国文化。”

赵凤彩老师负责在6月9日的国宴上给青岛市委书记张江汀和哈萨克斯坦副总理作后排翻译,并在国宴之后的宴会上协助引导40余位外国宾客。她表示,第一次参加国宴,座位距离习总书记只有20米,非常激动。作为普通翻译很幸运能有机会参加这么隆重的国事,接待高规格的代表,感觉很神圣。同时也诚惶诚恐,担心自己有失误,但领导们都平易近人,工作氛围轻松愉快。

老师们的辛勤付出收获了各方认可,青岛市人民政府外事办公室在致外语学院的感谢信中说:“老师们业务精湛,认真负责,甘于奉献。张帘秀老师高质量完成三万余字俄语会议材料校审工作,赵凤彩老师出色完成市主要领导出席峰会欢迎宴会的翻译任务,蒋春丽老师圆满完成市领导在机场迎送有关国家元首的翻译任务。”

外语学院接到山东省人民政府外事办公室的借调要求时,学院领导询问了曹静娴老师是否可以去服务。曹老师的母亲长期卧病、孩子面临会考、丈夫在外地工作,面对重重困难,起初对是否要接下任务表示过犹豫。但在服务结束后,她激动地打电话跟学院领导说“幸亏抓住了这个机会,学到了很多,收获很大”。

峰会结束后,赵凤彩老师很快又投入了“上合组织青年交流营”的服务工作。这是上合组织框架内的后续活动,来自12个国家的青年代表与中方代表共160余人齐聚青岛。作为屡次服务中俄文化交流的使者,赵老师讲道,中俄两国合作意向很多,但大多数项目因为缺少及时沟通和深入探讨而流产,如果翻译到位,会促进很多的国际合作。

“身为外语教师,不仅要教好语言,还要心怀使命感,在课堂上从内心调动学生的学习热情,激发他们的学习动力。要让学生明白,作为外语人,身兼双重使命,讲好外国故事的同时,更要讲好中国故事。因此,学好本专业外语是必须的,但学好自己老祖宗的文化,提升自身的素养更是永远的必修课。只有这样,外语人才能真正成为中外文化交流的使者,才能让世界了解中国,不断提升中华民族的文化软实力和世界影响力。”赵凤彩老师说。

会务保障:外交无小事

“你今天的工作做得特别棒!”这是6月10日会议结束后,外交部一位领导对赵洪娟说的一句话。

峰会期间,赵洪娟与英语系的段晓茜、杨慧、丁超、杜璇等5位老师被分配到了会务保障专班,全程参与了会议服务的各项工作。

在经历了通用培训、线上学习、岗位培训、全要素演练等专项训练后,赵洪娟被安排在了中方工作区听会室,主要负责会议期间部级以上领导听会时的保障和接待工作。“我的主要任务是在10号会议开始到结束这段时间,但为了做好这一天的工作,不仅需要大量的知识储备,还需要具备随机应变的能力。从今年3月开始,我们就天天待在会场,一直在不断的学习中。”

本着“一定要反应迅速,紧急情况一定要紧急处理”的原则,前一天凌晨两点才返回驻地的赵洪娟,10号一早六点就返回了会场,开始做着听会室的各项准备工作。很多细节即使此前已经检查了一遍又一遍,当天上午会议召开前,她还是忍不住再次做了检查,生怕哪一点疏漏会对会议的召开产生不好的影响。从上午九点会议正式开始,一直到下午会议结束近六个小时的时间内,赵洪娟一直高度紧张。哪怕一个很小的细节,甚至是一个动作、肢体语言都非常注意,生怕自己哪一点不到位会影响与会领导的工作。“期间,会务组配备的通话设备我一直紧紧攥在手里,随时准备应对突发情况。”下午三点会议结束,当赵洪娟走出听会室,来到中方工作间的时候,迎接她的是同样刚刚结束工作的同事杨慧和段晓茜的笑脸,还有她们专门为自己留的茶歇,“当时心里觉得特别温暖”。

赵洪娟说,为做好会议现场的服务工作,自己压力一直比较大,直到会议召开的前一天晚上都很忐忑,担心自己能否胜任这份工作,但整个工作组和外交部工作人员的敬业精神深深感染着自己。外交部、青岛市的领导直到凌晨近两点还在会场巡视,领导和同事们的鼓励也时刻温暖着自己:“你是青科大的老师,相信你一定能做好这份工作”,“明天的工作你一定会做好”……一种责任感和荣誉感油然而生,默默鼓励着赵洪娟一定要尽最大努力完成任务。

虽然在同一个组,但段晓茜和杨慧主要负责中方贵宾室、中方单独会客室,中方听会室、及二楼茶歇区等二十多间工作间及功能间的筹备工作及会时各项工作的保障。

“看似都是比较琐碎的工作,但是‘外交无小事’,尤其是如此高规格的国际级外事活动,容不得半点闪失。因此,在日常工作当中我始终铭记‘严谨’二字,在自己的岗位上发挥共产党员的政治觉悟和责任担当。”谈到峰会期间的各项工作,段晓茜老师感触颇深,她说,在刚接到任务时,内心既有参与此次盛事的激动也有感觉自己经验尚浅的压力,自觉地第一时间赶到施工中的会议场馆进行实地了解、熟悉业务。

她所负责的一楼南区中方贵宾室、听会室等区域是本次峰会中方国家领导人及随从人员的主要活动区域之一,在近三个月的筹备工作中,他们反复修改会务保障手册,为峰会留下准确、详实的文字记录。反复检查点位,确保工作万无一失。为保证团队工作的顺利运行,她与同事多次牺牲休息时间,加班加点并主动帮助身体不适的同事完成工作,为峰会的成功举办贡献出自己的一份力量。

峰会前一天下午,现场的一位中方工作组成员发现迎宾大厅里的一面旗帜有明显褶皱。作为各国元首会面、合影的重要地点,细节应尽善尽美。当时已经下班的段晓茜在得知情况后,迅速到岗取上备用旗赶往设在府新大厦的国旗整烫间,把备用旗仔细熨烫得一点褶皱都没有,又送回场馆换上,保证了在会议迎宾合影时,每一面旗帜都完好平整。

谈到参与峰会筹备工作的收获时,段晓茜说:“外事活动要讲政治,站位要高,在教学中也应加强‘课程思政’的理念,参加上合峰会的宝贵经验完全可以应用到教学中,用‘课程思政’理念提升学生的政治觉悟。”

杨慧老师主要负责国家领导人的贵宾室等房间的筹备工作及会时保障,这些区域的服务质量直接影响到青岛市、乃至我们国家的形象。因此,在会议筹备期间“每天都要检查绿植、屏风、古董、桌上用品、桌椅摆放、设备等会议用品的数量以及是否齐全及完好无损等等。大到家具的摆放,小到每一个插座是否有电,甚至各个物品的摆放、朝向、数量等,各方面都要做到细节化。比如会议用笔的位置要确定好,包括铅笔的笔尖是否削好,提供的水是充气还是不充气的,水的瓶盖是否完好等等,所有的工作必须在安全方面做到零疏漏。而且这些物品和设备随着筹备工作的一项项落实,随时都在变化,这就需要我们和相关单位保持密切沟通与配合。这些看似琐碎的小事需要极大的细心与耐心。”杨慧讲道。

距离峰会召开只剩几天时,外方各先遣团来场馆熟悉会场。“我们临时接到任务,要求我们把迎宾大厅的各国旗帜撤下来。按要求完成任务后,我发现地上还有相应国旗位置的地贴没有撕下来。按照相关规定,物品摆放包括国旗摆放位置等信息不能提前被外方获知。”杨慧随即上报给领导,并接到指示把地贴清理干净,从而避免了可能因信息泄露发生的外交事件。

在会时,杨慧临时被要求在会场门口迎接包括俄罗斯外长拉夫洛夫等各国外长、领导人,并指引他们进入相应的会场,“因为任务急,刚接到任务的时候很担心不会俄语沟通不畅,或是因为场馆布局复杂,会领错路,这样不仅耽误开会,甚至产生严重的后果。”杨慧说道。但最终,杨慧靠着和各国领导人无障碍的英语交流,以及平日里每天跑场馆,参加20多次桌面推演及10余次的全要素演练积累的经验,准确无误地将各代表团领导人引领到指定的会场,保障了会议的按时召开。

会议期间,在下午中间休息时,有几位中方领导临时到访工作间,为防止配餐不够,杨老师和段老师接到紧急任务去准备配餐。由于道路封锁,任何车辆无法进入,也没有办法叫外卖。这种情况下,两位老师一路小跑,不到25分钟就把配餐安全送到了工作间,保证了领导一行人在吃完后可以迅速投入接下来的工作,没有因此耽误行程。两位老师也得到了领导们的好评。

丁超和杜璇两位老师被分配在了会务保障专班外方工作区,主要负责工作间的规划讨论、物品交接、物品摆放、翻译工作、接待先遣团参观、文件中心日常运行、工作间日常运行、物品回收清点入库等等。

“虽然在外方工作组的我和杜璇老师负责的工作间区域不大,但是工作繁忙,主要是为外宾提供办公用品,由于种类多、物资杂,工作难、责任也大,所以在快节奏的工作环境中一直是时刻待命的状态。”丁超说,虽然表面上是物资,但背后涉及到各种关系,包括物资提供方、服务提供方、外办等,每个物资背后都有很多更改的方案要协调,需要不定时更新。

一开始大家很茫然,都是摸着石头过河,虽然没有领导对工作提具体要求,但大家都自觉地主动去做,一点点地努力完成任务。在组装白板时,老师们从网上找到组装视频,照着学然后自己徒手装,亲手把螺丝一个一个拧上去,很用心地完成工作。由于物资方案经常变,老师们需要及时跟上领导的思路和意图,积极动脑去想,主动去做,不是为了完成任务,而是为了肩负的责任感、使命感和光荣感。

“期间,我们经历了很多培训,礼仪方面的、保密方面的,学到了很多先进的工作方法。”杜璇说,工作中,我们管理的是物资,但涉及方方面面,“连订书钉都得数一数”。因为安保原因,后期会务组搬到了附近的酒店,需要大家天天步行往返。9、10号两天我们一直坚守在工作岗位,加班是经常的事,不知道什么时候接到任务就得赶紧去做,有多大力用多大力。

丁超老师的爱人也是我校外语学院教师,孩子上幼儿园需要接送。峰会期间,为不耽误工作,有时他们要提前把孩子送到幼儿园,或者晚接孩子回家。有时实在没有办法了,只好让同事帮忙去接,但即使是这样丁老师也从没有因为家庭的原因耽误工作。

五六月份青岛潮湿和大雾天气很多,老师们从场馆到工作地点的这段路程走下来感觉浑身冻透了。期间大家轮番感冒非常严重,很多工作人员出现了比较严重的过敏和咳嗽。但大家无一请假,看到有缺位就主动去补,主动揽活儿。每个人都有自己的主要任务,但相互之间都能做到第一时间去补位,成员之间的互相帮助体现着团队精神。

“上合峰会是青岛迄今为止承办的最高规格的国际会议,也是我国2018年四大主场外交活动之一。能够参与到这么高规格的会议服务中来,对我而言收获很大。”谈起参与上合峰会服务工作的感受,赵洪娟说,首先是融合和促进,目前我正在进行的教育部课题是关于外来文化与中国习俗融合方面的内容,上海合作组织8个成员国、4个观察员国和6个对话伙伴国,有着不同的民族、历史、文化、宗教、制度、发展水平、生活方式,因为参与上合青岛峰会,使我有机会深入了解和掌握了大量来自于上合“朋友圈”国家的相关历史、文化,对于该课题的研究是极大的促进,第二是掌握了大量一手实践资料,更接地气,今后的工作会更加得心应手。

(原载《青岛科技大学报》834期第二版)

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