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关于在OA系统实现发文、用章(法人证书)、合同审核等一次办好的通知
作者:校办  来源:校办  编辑:王文艳   点击:[] 日期:2018年11月06日

各学院、部(处)、校区,校直各单位:

为了提高服务师生效率,增强日常工作规范,全面落实“一次办好”的目标,学校办公室会同网信办及相关部门,在OA系统进一步开发、优化了发文、用章(法人证书)、合同审核等工作流程,即日起开始试运行。现将有关事项通知如下:

一、发文一次印好。各部门申请印发学校党委文、行政文、函字文、党办(校办)文,具体流程如下:在OA系统“流程—新建流程—公文”中,找到“发文”,在线上提交申请;经本部门领导同意或相关部门会签后,再由分管校领导或主要领导审批,最后由秘书科排版、套红、印发,通知发文申请者来领取纸质文件。

所有发文均不需填写“青岛科技大学发文纸”并逐级找领导签字,考虑到纸质文件归档的需要,秘书科会定期从OA系统打印每份文件的签发单,专门找相关部门负责人和校领导补签。

二、用章一次盖好。各位老师、同学因科研项目使用公章(法人证书),不需再到相关部门开具用章申请单,具体流程如下:在OA系统“流程—新建流程—公务”中,找到“印章(法人证书)使用”,在线上提交申请;经相关部门及具体业务负责人审批后,根据流程提醒通知,方可携带材料直接到秘书科加盖公章。

如果因其他项目(包括学生在校证明,老师收入证明、在职证明及签证办理等)使用公章(法人证书),需要首先选择本单位负责人审批,并经相关部门批准后方可来秘书科办理。

三、刻章一次制好。各单位申请新刻制或更换公章,不需再提交书面申请,具体流程如下:在OA系统“流程—新建流程—公务”中,找到“印章刻制”,在线上提交申请;经相关部门及具体业务负责人审批后,秘书科联系刻章公司刻制并领回,申请人直接到秘书科领取公章并办理备案、启用手续。

四、合同一次审好。各单位办理合同等法律事务项目审核工作,不需要再提交书面申请表,具体流程如下:在OA系统“流程—新建流程—公务”中,找到“法律事务项目审核服务”,在线上提交申请;经律师审核、申请者修改、法律事务办公室审核后,携带正式合同文本来秘书科盖章,同时需额外准备一份交秘书科存档。

各项工作在发起申请时,要按照内容和要求详细、认真、规范地填写,上传附件和提交佐证材料要力求齐全,避免被线上退回。使用过程中,要注重线上、线下相结合,加强线下沟通交流。要及时查看“流程图”,关注了解流程进度,做好跟踪、提醒、督促。

请各单位在师生中广泛宣传、使用,对发现的流程性障碍问题,及时与秘书科沟通反馈,秘书科将会同相关部门一并研究解决,竭诚为师生随时做好服务。针对高密校区、济南校区等一些异地业务,探索采取邮寄到付方式,实现“零跑腿”办好。

联系人:卞克、刘晓(88956388) 步德胜(88959881)

党委(校长)办公室

2018年11月6日

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