近日，由学校档案馆专业技术人员自主研发的“毕业生学历认证翻译系统”正式投入使用，该系统的应用能够显著提高档案利用工作的效率和服务质量。

近年来，随着学校办学综合实力的不断提高，毕业生出国深造和工作的数量不断增加，为其提供出国所需的证明材料是档案馆服务职责中的一项重要内容。以前多是学生从档案馆提取中文复制件，译成英文后进行公证，这种途径价格不菲且耗时较长；或者自行翻译，学校教务处等部门审核签章，由于专业、层次、时间段上的差异，每份成绩单课程、学分各不相同，再加上理解的不同，给出的英文课程名称差异较大，经常出现问题。教育部2008年颁布了27号令《高等学校档案管理办法》，明确了高校档案馆是出具毕业证明材料的唯一部门，加盖档案公章的档案材料具有法律凭证作用，学校也在2010年发文理顺了各职能部门职责，于是解决各类毕业生利用服务问题被档案馆作为“十二五”规划项目之一提上议事日程。

2011年初“毕业生学历认证翻译系统”研发工作正式启动，年底基本完成，2012年开始着手系统的试运行和模板数据库及课程数据库的录入工作，现已正式投入使用。通过大量公用模板和课程数据库的建立，经培训一般的工作人员就能轻松进行相关材料的翻译工作，经实践证明呈现出两大优点：一是有效降低了出错率，二是极大地提高了工作效率，1小时内即可完成单项工作。

目前除可翻译学校各层次毕业生常用的成绩表、毕业证明和学位证明外，高考录取登记表等其他证明材料的翻译也在不断完善。作为档案馆自主研发的一项新成果在解决档案的科学规范利用这一实际问题的同时，也为学校赢得了良好的声誉，加上档案馆提供的远程规范服务，便捷贴心的利用现状受到应用者的好评。