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大事小情 一网办好——青岛科技大学在主题教育中强化网络服务解决师生难题
作者:宣传部 李粟  来源:“学习强国”山东学习平台  编辑:李鲲鹏   点击:[] 日期:2019年10月16日

 

近期,在青岛科技大学网站首页上,出现了一个“智慧青科大”链接,小小的按键点击进去可是大有乾坤。

这不仅是个一站式网上办事大厅,可以“让数据替人跑路”,提供全程、快捷、公开、透明的服务;还是个数据中心,一张表展示师生个人基本情况、教学科研、对外交流、学习成绩、获奖表彰、校园一卡通等所有内容;更是个强大的资源中心,统一整合精品课程、科研资源、图书档案、流媒体资源等,能够实现个性化定制,深受师生好评。

自“不忘初心、牢记使命”主题教育开展以来,青岛科技大学各级党组织、党员干部把开展主题教育与实际工作有机结合。在查找工作短板、深刻检视剖析问题中,从师生最关心、最关切的热点、难点问题入手,进一步提高网上办事效率,简化流程、压缩时间。始终坚持以师生为中心、为师生服务的理念,向问题“叫板”,让师生“叫好”。

青岛科技大学正在把日常管理和服务事项逐步转移到“智慧青科大”上来,实现“一网通办”,令广大师生切实感受到主题教育带来的新变化、新气象。平台上整合了全校的教务、学工、人事、协同办公等20余个业务系统,可以一次登录,资源共享。用灵活的信息共享取代手工填写、以海量的数据联通代替人工传递,为师生解决了一批“烦心事”和“揪心事”,全力打通服务师生的“最后一公里”。

服务学生更加优质高效

“激动地拆开录取通知书的时候,看到里面的材料上印有学校迎新管理系统的二维码。我立即拿起手机按上面的提示信息进行了注册,并办理了个人信息填写、生活用品选购、报到时间登记、缴费信息查询等网上预报到的相关手续。”自动化学院的大一学生陈越兴奋地说。

“最棒的是可以根据自己的喜好提前选定宿舍床位!选完后立即弹出了同宿舍同学的个人信息,我就迫不及待地联系了舍友们。方便的网络交流让我们在暑假里就已经成了好朋友。”她补充道。

新生报到当天,与以往扛着大包小包、汗流浃背办手续的场景截然不同,学生们进校后可以直奔宿舍楼拿钥匙放行李,轻松便捷。安顿好行李后,再带着证件到学院现场报到。整个流程简单顺畅,办理进度随时都能在系统的手机端看到,方便高效。

迎新管理系统,是每年新入学的“小鲜肉”们接触“智慧青科大”的第一个窗口。之后他们的请假销假、勤工助学、公寓管理、评奖评优、心理咨询预约、申请学生干部职务等各类事情都在学生工作管理系统中,动动手指就能办妥。直到毕业离校时,也是在离校管理系统内办理电子离校通知单。清收学费、返还图书、学生公寓和学院相关手续等流程都能实现无纸化审核及办理。

将学生管理工作搬到线上,制定相应的业务管理流程,融入到学校“智慧青科大”公共服务平台,不仅深受学生们的欢迎,也对学工队伍教师的工作效率和管理能力有明显提升。

以每学期的综合测评为例,从前要人工统计每个学生的学业和品行成绩后进行排名、再进行各班级部分专项奖学金的名额分配和申请奖学金同学的条件审核,费时费力,容易出错。而现在系统会自动计算出每个学生的综合测评总成绩和每个项目的排名,显著减少了工作量。

“应用系统后,本学期共给学院875名学生评定了综合奖学金和5类单项奖学金,从学生核对系统个人信息、班级品行表现计算和导入、学生发起奖学金申请、辅导员审核、学院副书记审核,总共才用了几天时间。”经管学院辅导员王聪表示,“线上管理省时省力又精准,还方便提取数据进行分析和多年数据对比,可以更好地促进我们以问题为导向,在学生管理和服务上做得更实、更细。”

平日的学习生活中,在校园内发现任何校园环境保洁设施维护或者餐饮服务等问题,都可以随时拿出手机,拍一张照片就可以解决问题。打开“爱青科大”微信小程序,在“随手拍”页面上传照片或者短视频,10分钟内就会收到回复,随即会有专人来帮助解决。校园环境保洁设施维护平台日均接单30余件,解决问题后系统自动邀请用户进行点评。学生们的评价记录中,“高效率、高质量”“细致、及时,非常满意”等五星好评层出不穷。

学生们平时关注的话题中,“就业”始终热度不减。学校大力实施“智慧就业工程”,改版升级就业信息网和手机端,采取“互联网+校园招聘”,打造“线上线下”同时招聘新模式。就业信息网上线两年来,访问量超过660万次。实现了企业预约招聘网络化、学生应聘前置化、数据统计无纸化、信息查询一键化。

“网站上招聘企业名录和招聘岗位的要求非常详尽,可以跨学院、跨校区参加自己感兴趣的宣讲会和招聘会。网站还汇集了毕业生办事指南、各地区的人才政策、公务员、选调生、‘三支一扶’以及就业创业讲座等信息,经常浏览也提醒我时刻鞭策自己要提升能力,才能胜任心仪的工作。”大四毕业生臧晓韩说。

山东东岳集团校园招聘负责人表示,通过查看本单位发布的简章信息的点击量,可以了解毕业生对每个岗位的关注度,方便提前预估后期的招聘情况。学生网申投递简历,也为招聘节省了大量时间和成本。

打算出国深造的毕业生,经常需要学校出具的英文版成绩单和学位证明等材料。为了更快更好地提供翻译服务,档案馆的老师自主编写了“学籍档案翻译系统”,将以前2小时的翻译用时压缩至10分钟,每年服务800余人次,深受学生好评。

已经毕业多年的校友,也经常通过网络、电话、邮件等渠道,要求帮助查询电子档案系统中的各类材料。2014届毕业生黄聪给档案馆邮箱发来的感谢信中写道:“老师热心帮我查询和打印档案,发送扫描件并安排邮寄成绩单,让我能及时参加研究生复试,非常感激。”

服务教师更加智慧便捷

“智慧青科大”公共服务平台中,使用人数最多的,要数综合教务管理系统。它服务全校近4万名师生,实现学籍管理、教学计划管理、智能排课、考试管理、选课管理、成绩管理、实践管理、教学质量评价、毕业审核等功能。并与校内其他系统对接,同步学生信息、教学相关数据,实现规范化的教学管理,智能化的资源调配。

以前,“调停课总跑腿”是老师们的一大困扰。填写申请表后,要找学院领导签字审批,再跑去教务处审核,如果审核发现调课时间或者教室不合适,还要回去重新修改表格,总要反复跑好几趟才能办好。

如今在网上,从老师发起申请,到教学秘书一级审核、教学院长二级审核、学校教务科审核,短时间内就能办好,大大节约了老师们的时间和精力。

在“智慧青科大”的机构知识库系统中,教师只需点击几下,公开发表的论文等科研成果就能一键认领,再也无需手工填写或跑到图书馆审核。切实破解教师在职称评审、业绩考核等工作中“一表多填”的“老难题”。

全校近3000名教职员工从招聘到离校离退休的全过程信息化管理,可以利用人力资源管理服务系统来实现。招聘时,进行网上发布计划、应聘管理、招聘审核;职称评审时,校外专家可以在系统中对参评人员进行审核推荐;岗位评聘时,评审专家能够现场使用系统查阅参评人员的材料并进行投票。教职工办理退休,从前要去不同办公楼的各部门跑腿,盖满近10个审核章才能走完流程;而现在转变为由人事处在系统中发起退休申请,经本人确认,各部门网上审核办理。逐步实现无纸化,缩短了周期,节约了资源。

学校党委常委会和校长办公会的议题,传统的线下流转效率很低,有的议题需要经过多个部门的反复酝酿才能提交上会,这个过程可能需要几十天。通过协同办公系统,现在平均不到4天即可完成。与会人员通过会议终端可以很方便地查阅和讨论所有议题内容、附件材料、整个流转过程的意见等等。不仅提高了讨论的效率,而且增强了决策的科学化水平。

协同办公系统的推行,解决了以往因多地办学、出国交流、访学进修、公务出差等多种情况造成的审批不及时等弊端。同步上线手机APP和微信企业号的精简版,实现了流程审批的短信、微信通知,滞办流程自动催办等功能,助力办公流程高效运转。目前已上线办公流程50余项,总计运行流程近11000个。其中收文阅文6000余件、校内请示报告500余件,法律事务审核流程近200项,印章(法人证书)使用流程1200余项。

奔着问题去,针对问题改。从“最多跑一次”到“一次不用跑”,从“让数据多跑路、让师生少跑腿”,到“只见数据跑路、不见师生跑腿”。青岛科技大学正在加快实现学校数据“全打通、全归集、全共享、全对接”,加大“放管服”改革力度,推动落实“一次办好”事项责任清单。

随着信息化建设的不断深入,青岛科技大学已建成以“智慧青科大”为中心,全面综合的信息化网络体系,把优化服务作为推进改革的催化剂,启动学校大数据中心建设。作为青岛科技大学正在扎实开展的“不忘初心、牢记使命”主题教育的生动实践,切实推进各项服务扁平化、便捷化、智能化,让师生体会到实实在在的获得感。

 

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